Monitoring firem a insolvencí pro účetní
Účetní většinou neřeší jednu firmu. Řeší desítky klientů, dodavatelů, odběratelů i dalších navázaných subjektů. Změna přitom může vzniknout mezi dvěma běžnými kontrolami a na první pohled vůbec nevypadat nápadně.
Sledování insolvence pomáhá průběžně zachytit novou skutečnost, upozornit na ni e-mailem i v účtu a dát účetnímu rychlý přehled, co se změnilo a kde je potřeba reagovat.
Firma, kterou účetní dlouhodobě řeší, vstoupí do insolvence. Nebo se u ní objeví první signál problému: změna jednatele, změna sídla, změna názvu, nespolehlivý plátce DPH nebo nová přihláška věřitele.
Na první pohled jde často o nenápadnou změnu. V praxi ale může znamenat, že účetní dál pracuje s neaktuálním obrazem firmy a klient se o důležité skutečnosti dozví až pozdě.
Jednorázové ověření ukáže stav teď. Monitoring ukazuje i to, co se změnilo potom. Právě v tom je rozdíl, který je v účetní praxi důležitý.
Typický problém
První signál se objeví průběžně během podnikání. Nečeká na to, až si ho někdo ručně zkontroluje.
Když se reaguje pozdě, už se často neřeší změna. Řeší se její důsledky.
ENTITY
Koho účetní hlídá
Klienti a účetně řešené firmy
U těchto firem je důležité vědět, zda se zahájilo insolvenční řízení, zda se v řízení něco změnilo, nebo zda řízení skončilo.
Obchodní partneři a navázané osoby
Vedle firem samotných lze sledovat i změny v obchodním rejstříku, DPH, jednatele, věřitele a další navázané subjekty, které mohou ukázat problém dřív.
CHANGE → SIGNAL
Nový záznam v insolvenčním rejstříku. Změna stavu řízení. Změna jednatele. Změna sídla. Změna názvu firmy. Změna statusu DPH. Nová přihláška věřitele.
RISK → ACTION
Účetní rychle vyhodnotí dopad, upozorní klienta, prověří širší souvislosti a podle potřeby rozšíří sledování na další firmy, jednatele nebo partnery.
PRAXE
Méně ručních kontrol. Lepší přehled. Rychlejší reakce.
Průběžný přehled
Účetní nemusí spoléhat na to, že se k firmě vrátí zrovna včas. Systém sleduje změny průběžně a upozorní na novou skutečnost hned, jak se objeví.
Rychlejší rozhodnutí
Po upozornění je hned vidět, co se změnilo, u kterého subjektu a jaký může být dopad. Účetní tak může klienta informovat dřív, než se situace rozvine dál.
Přehled v čase
Nejde jen o to, co je dnes vidět. Důležité je také vědět, co se změnilo včera, minulý týden nebo mezi dvěma běžnými kontrolami.
Demoverze je vhodná, když si chcete službu projít, ověřit konkrétní firmu nebo zjistit, jak systém funguje. Monitoring je určený pro průběžnou práci s více klienty a partnery, kde je důležité vědět i o tom, co se změní až zítra, za týden nebo mezi dvěma kontrolami.
Demoverze / ověření
Vhodné pro první seznámení se službou a orientační kontrolu.
Ukáže stav v daný okamžik.
Nestačí tam, kde účetní potřebuje mít změny pod kontrolou průběžně a ve větším rozsahu.
Průběžný monitoring
Vhodný pro účetní kanceláře a finanční oddělení, které řeší více subjektů.
Pomáhá zachytit změny včas, upozorní e-mailem i v účtu a vytváří průběžný přehled.
Dává smysl všude tam, kde jednorázová kontrola nestačí.
ALERT
Jak se účetní dozví, že se něco změnilo
Na novou skutečnost upozorní e-mail. Účetní tak nemusí průběžně ručně procházet jednotlivé firmy a zjišťovat, jestli se něco změnilo.
Přehled v účtu
Po přihlášení je vidět nová skutečnost, základní detail změny, přehled sledovaných subjektů i návazné informace k dalšímu vyhodnocení.
Další krok
Účetní může rychle vyhodnotit dopad, upozornit klienta, prověřit souvislosti a případně rozšířit monitoring na další firmy či osoby.
Účetní kanceláře
Pro kanceláře, které řeší více klientů najednou a potřebují zachytit změnu dřív, než se o ní dozví náhodou nebo se k ní vrátí až při další práci.
Hlavní a finanční účetní
Pro účetní, kteří pracují s důležitými obchodními vazbami firmy a potřebují mít přehled o změnách u odběratelů, dodavatelů a dalších významných subjektů.
Ekonomové a menší finanční oddělení
Pro týmy, které chtějí spojit průběžný přehled, e-mailová upozornění a možnost rozšířit sledování podle toho, jak roste objem řešených firem.
Minimum
Sledování nejdůležitějších klientů a nejrizikovějších partnerů. Vhodné jako první krok tam, kde je potřeba začít rychle a prakticky.
Doporučeno
Všichni významní klienti, odběratelé, dodavatelé a firmy, které účetní kancelář řeší opakovaně. Čím větší portfolio, tím větší smysl má průběžné pokrytí místo nahodilých kontrol.
Vyšší hodnota
Kombinace insolvence, obchodního rejstříku, DPH, jednatelů, věřitelů a dalších zúčastněných osob. To dává účetnímu širší obraz a pomáhá zachytit i signály, které se objeví dřív než samotná insolvence.
Proč jít do většího rozsahu: účetní obvykle neřeší jednu firmu, ale celé portfolio. Čím více subjektů řeší, tím větší je riziko, že důležitá změna bez monitoringu zapadne.
TRUST
Proč je výstup použitelný pro praxi
Monitoring vychází z veřejně dostupných zdrojů a sleduje změny tam, kde se reálně objevují: insolvenční rejstřík, obchodní rejstřík, ARES, registr plátců DPH a další navázané evidence.
Smyslem není slibovat jistotu bez rizika. Smyslem je pomoci zachytit vývoj včas, usnadnit průběžný přehled a dát účetnímu rychlý podklad pro další krok.
Změny vznikají bez upozornění a nečekají na to, až si je někdo půjde ručně zkontrolovat. Proto má průběžný monitoring pro účetní práci praktický význam.
Co když chci firmu nejdřív jen ověřit?
Pro první orientaci dává smysl demoverze. Pokud ale řešíte více klientů a potřebujete vědět i o dalších změnách v čase, dává větší smysl průběžný monitoring.
```Co když potřebuji hlídat více klientů?
Právě tam monitoring dává největší hodnotu. Místo nahodilých kontrol vznikne průběžný přehled nad celým portfoliem sledovaných firem a osob.
Co když dnes nic nenajdu?
To nevadí. Podstatné je vědět, že systém změny sleduje průběžně a upozorní až ve chvíli, kdy se objeví nová skutečnost.
```Co když kontroly provádíme v účetním systému?
Ruční nebo jednorázová kontrola je užitečná při konkrétní práci s firmou. Monitoring ale řeší právě to, co vznikne mezi dvěma takovými kontrolami a co by jinak mohlo zůstat bez povšimnutí.
Jakmile účetní řeší více klientů, dodavatelů nebo partnerů, nestačí vědět jen to, co je vidět dnes. Důležité je mít přehled i o tom, co se změní potom.
Vyzkoušet demoverzi Vybrat rozsah sledování